Een wijze les van 50 miljoen euro

Als er één onderwerp tot nu toe onderbelicht is geweest op deze blogpagina dan is het wel de rol die Young Professionals hebben in Europese aanbestedingstrajecten. Vroeg of laat krijgt bijna elke Young Professional namelijk wel een rol toebedeeld in een grote aanbieding.

Deze rol vormt een mooie uitdaging want Koning & Hartman heeft de laatste tijd een aantal mooie aanbestedingen gewonnen, zoals het bouwen van een nieuw communicatienetwerk voor het openbaar vervoerbedrijf HTM. Voor mij was het een aantal maanden geleden zover toen ik in de rol van Project Assistent en Calculator mijn bijdrage mocht leveren om een communicatienetwerk aan te bieden voor een andere grote vervoersmaatschappij. De totale aanbieding was tussen de 30- en 50 miljoen euro waard. Een fantastische uitdaging dus, waar ik dan ook met veel plezier aan heb gewerkt. De grootste uitdaging bleek echter inschatten van mijn rol binnen het team.

Om te begrijpen wat het doel van deze opdracht was, is het eerst belangrijk om te weten wat een Europese aanbesteding eigenlijk is. Dit is een aanbesteding volgens bepaalde richtlijnen die objectiviteit, transparantie en non-discriminatie ten doel hebben. Europese aanbestedingen zijn voornamelijk veel voorkomend in de publieke- en semipublieke sector waar voor aanbiedingen boven een bepaald bedrag een Europese aanbesteding verplichting geldt. Om aan de richtlijnen te kunnen voldoen wordt er vooraf een bestek, dit is een zeer uitgebreide klantvraag en eisenpakket, geschreven. Dit bestek bevat de klantvraag evenals de gunningscriteria. Van de aanbieder wordt vervolgens verwacht dat hij in een (vaak zeer uitgebreid) document duidelijk uiteen zet wat hij als de beste optie ziet om aan de klantvraag te voldoen, tegen welke prijs hij dit kan doen, en hoe hij de taken uit zal voeren. Om een dergelijk document te schrijven heb je meerdere collega’s nodig met uiteenlopende kennis en vaardigheden. Er moeten namelijk een hoop vragen beantwoord worden. Met welke leverancier(s) gaan we aanbieden? Wat zijn de kosten van het onderhoud? Kunnen de huidige masten de nieuwe zendapparatuur wel dragen? Hoe moet het systeem er überhaupt uitzien? Kan de prijs die leverancier A geeft nog omlaag? Hoe melden we onduidelijkheden in het bestek aan de klant?

In mijn geval werkte ik in een team met drie andere teamleden (waarvan 2 absolute seniors) en wij rapporteerden aan de directie. Daarnaast hadden we nog heel veel input nodig van andere collega’s binnen het bedrijf. Naast het feit dat ik nog nooit calculator ben geweest en een verkeerde berekening een aantal miljoen kan kosten vond ik het vinden van mijn rol binnen het team waarschijnlijk de grootste uitdaging. Wat doe je namelijk als je merkt dat er verantwoordelijkheden in het midden blijven liggen en je hebt het idee dat de vergaderingen niet altijd heel effectief verlopen. Documenten worden niet op tijd opgeleverd en het contact met leveranciers maar ook het contact met collega’s waarvan input noodzakelijk is verloopt niet soepel. Juist, in eerste instantie deed ik hier helemaal niets aan. Ik dacht niet dat het mijn plaats was om hier iets van te zeggen. Ik had niet alle specialistische kennis om mee te praten en ik had al helemaal geen ervaring met dit soort trajecten. Kortom, het is beter als de seniors dit soort dingen oplossen.

Toch ergerden sommige dingen mij waarop ik op een gegeven moment heb ingegrepen. Ik heb een vergadermoment geprikt, een agenda gemaakt en voorgesteld dat ik het contact met bepaalde leveranciers zou overnemen. Een tikje brutaal? Wellicht, maar in elk geval erg proactief. Ik vond het ondernemen van deze stappen op het moment zelf ontzettend spannend, maar ik heb hier naderhand meerdere complimenten over gekregen. Al met al was dit wellicht het meest leerzame moment in het gehele aanbestedingstraject! Het nemen van initiatief wordt gewaardeerd en een verschil in leeftijd en ervaring maakt mij niet minder waard.

Het leukste moment van deze aanbesteding dan? Zo’n moment dat je de avond erna heerlijk kan slapen? Dit was het moment dat er maar liefst vier boeken met ons aanbod waren ingebonden (jawel dit soort boeken worden gewoon verplicht in drievoud afgedrukt plus één voor onszelf). Er werd hierna geproost met een heerlijk Duveltje. Een moment dat, hoewel het werd gedeeld met seniors, mij deed terug denken aan mijn studententijd. Het voelde alsof we met elkaar een case hadden opgelost en het succes konden vieren om een uur of 11 ’s avonds terwijl de volgende morgen vroeg de deadline was! Een heerlijk tastbaar succes, iets wat ik zoals beschreven in mijn eerst blog af en toe wel heb gemist in het dagelijkse werk.

Of dit dan ook echt te vergelijken is met een 9 voor een tentamen? Dat antwoord moet ik je helaas schuldig blijven. De aanbieder heeft namelijk maar liefst een half jaar de tijd om zijn keuze aan ons kenbaar te maken. En ik maar denken dat het nakijken van een tentamen lang kon duren!

 

Jerry Melis

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *