To do or not to do, that is the question.

Fris uit de collegebanken en vol energie begon ik aan mijn eerste opdracht van het Young Professionals Programma bij Koning & Hartman. Ik mocht mij aansluiten bij het recruitment team dat verantwoordelijk is voor het werven en selecteren van nieuwe Young Professionals. Al snel werd duidelijk dat ik niet alleen veel verantwoordelijkheid kreeg, maar ook de vrijheid om het selectieproces vorm te geven en mijn eigen draai eraan te geven. Het duurde dan ook niet lang tot ik mijn ideeën de vrije loop liet gaan en een notitieboekje vol nieuwe activiteiten klaar had.

Het gevolg hiervan was een lange to do list vol met geplande gesprekken, telefoontjes, en meetings. Van nature ben ik een erg georganiseerd persoon die enthousiast kan worden van het aftikken van taken op de to do list. Daarom begon ik vol energie de lijst van boven naar beneden af te werken. Tot ik een TED talk voorbij zag komen waarin Adam Grant, organisatiepsycholoog en professor aan Wharton School of the University of Pennsylvania, alle welbekende procrastinators geruststelt met de mededeling dat uitstel kan leiden tot de meest creatieve ideeën. Zoals de afbeelding illustreert heeft te lang uitstellen geen bepalend effect. Maar wanneer je het uitvoeren van een taak voor een korter moment uitstelt, kan dit leiden tot meer creativiteit in de uitkomst.
Sanni Blog 3

Dit zette mij aan het denken toen ik een blik wierp op mijn ideeënboekje. Is het eigenlijk wel zo slim om op maandagochtend de eerste recruitment activiteit helemaal uit te denken? Of kan ik beter wachten en werk ik eerst aan mijn andere taken? Ik ging op onderzoek uit. Grant’s uitspraak wordt bevestigd door Rory Vade, medeoprichter van Southwestern Consulting. Hij beschrijft in zijn boek ‘Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time’ dat het opzettelijk uitstellen van activiteiten niets te maken hoeft te hebben met luiheid of desinteresse. Het helpt juist om meer tijd te nemen om ideeën te doordenken, taken te evalueren en van verschillende kanten te bekijken, en te brainstormen. Dit allemaal werkt toe naar prestatieverbetering.

Er zijn veel studies gedaan naar het optimaliseren van productiviteit en prestaties op de werkvloer en het blijkt dat we voortaan beter rekening moeten houden met onze circadiaanse klok. Dit is een biologisch ritme dat jouw lichaam vertelt wanneer bepaalde hormonen vrij te laten, hoe de lichaamstemperatuur te regelen en hoe andere lichaamsfuncties te controleren die jouw productiviteit op een dag beïnvloeden. Rebecca Spencer, professor aan de Universiteit van Massachusetts Amherst zegt dat je dus betere beslissingen kunt maken als je deze op het goede moment van de dag maakt. Zij heeft zelfs een werkschema uitgewerkt die de activiteiten koppelt aan het juiste moment van de dag. Ik zal er hier een paar uitlichten die wellicht jouw productiviteit meteen verhogen:

  • Verstuur emails buiten werktijden om en het liefst vóór de werkdag begint. Dan is er een kleinere kans dat jouw mail op de grote stapel beland en verhoog je de kans op een ASAP respons.
  • Ga aan de slag met jouw moeilijkste taken die jouw volle aandacht nodig hebben om 9 uur ’s ochtends. Nu ben je nog fris en vol energie!
  • Strategisch denken kun je het beste doen rond 11.00. Rond deze tijd stijgt de lichaamstemperatuur waardoor je alerter bent en meer informatie kunt verwerken. Dit geldt dan ook voor jouw collega’s. Een goed moment van de dag om eens kritisch na te denken.
  • Na de lunch (rond 13.30) kun je het best aan de slag met de minder intensieve taken. Tussen 13.00 en 15.00 zakt het energielevel en belanden we in de middagdip. Dit hoeft niet te liggen aan de zware lunch, maar wordt bepaald door jouw circadiaanse klok.
  • Sluit de werkdag niet af met interviews of zware gesprekken. Researchers van Wharton School en Harvard Business School vonden bewijs voor het feit dat bij vijf interviews voor een vacature, de laatst geïnterviewde de slechtste feedback ontvangt.

Ik heb besloten om de uitwerking van mijn recruitment activiteit nog even te laten liggen. De ideeën heb ik wel al in mijn hoofd, maar wie weet heb ik mijn creatieve hoogtepunt pas tijdens de vrijdagmiddag borrel. Uiteindelijk valt te concluderen dat het van boven naar beneden afwerken van een to do lijstje niet de productiefste manier van werken is. Plan je taken zo in dat iedere activiteit matcht met jouw circadiaanse klok en je zult jouw productiviteit en prestaties zien stijgen. Alle uitstellers kunnen ook weer rustig ademhalen: terwijl je rustig door Facebook scrolt, broedt je eigenlijk op je meest creatieve ideeën. Ga zo door!

Sanni Kluitenberg

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *