Maar ik heb precies gedaan wat je vroeg…toch?

1Het bedrijfsleven stelt tegenwoordig hoge eisen aan een starter. Steeds vaker wordt gevraagd naar WO-opgeleide heren en dames met, als het even kan, 1 of 2 semesters buitenlandervaring of een bestuursjaar.  Daarnaast zijn de sollicitatieprocedures vaak lang en lastig, maar als je deze eenmaal achter de rug hebt en je contract getekend hebt ben je klaar voor een succesvolle carrière, nietwaar!?

 

Aan motivatie zal het bij de meeste niet liggen, maar dit succes hangt niet alleen af van jouw achtergrond, motivatie, wilskracht of leergierigheid. Een zeer belangrijk aspect is namelijk de tevredenheid van jouw (toekomstige) opdrachtgever. Hij of zij is vaak verantwoordelijk voor- of gemoeid met de (eind)resultaten, beoordeelt jouw werk en is meestal ook degene die jouw ontwikkeling en competenties evalueert.

Dat laatste wordt keurig gefaciliteerd in het Young Professional Programma van Koning en Hartman B.V., maar een methode om regie te nemen in (het bepalen van) de maatstaaf van succes in opdracht of functie ben ik nog niet tegengekomen en wil ik daarom graag met jullie delen.

Als starter kun je werkzaam zijn binnen je eigen organisatie, maar ook gedetacheerd worden bij- of ingehuurd worden door een externe klant. Dit zijn in mijn optiek dan ook de twee varianten van opdrachtgevers; intern en extern. Met name bij de externe opdrachtgevers staat tevredenheid hoog in het vaandel, het is immers een klant van jouw werkgever die op basis van vertrouwen en aanbeveling aardig in de buidel moet tasten voor jouw verdiensten. Een falende dienstverlening kan de klantrelatie beschadigen en zal ook jouw beoordeling niet ten goede komen. Dit wil je natuurlijk ten alle tijden voorkomen, maar tegelijkertijd wordt je als starter vaak in het diepe gegooid (eerste baan, nieuwe materie, nieuwe omgeving) terwijl de verwachtingen hoger dan hoog liggen. Jij bent immers degene die door alle selectierondes heen is gekomen en op die specifieke opdracht is gezet omdat iedereen vertrouwen heeft in jouw kennen en kunnen, ondanks dat het voor jou allemaal nieuw en onbekend terrein is.

Dat tevredenheid van opdrachtgever essentieel is, is hopelijk wel duidelijk, maar niet iedere opdrachtgever zal altijd tevreden zijn. Zelfs in gevallen waarin jij je werk uitstekend hebt uitgevoerd, en wellicht exact het hebt gedaan wat er gevraagd werd, kan het zo zijn dat het project als onsuccesvol beschouwd wordt en daarmee jouw beoordeling beïnvloedt. Hiermee komen we weer terug op regie in (het bepalen van) de maatstaaf van succes, aangezien interpretatie van succes omtrent werkzaamheden en deliverables in ook los kan staan van projectsucces.

Het is dan ook zaak dat je van te voren duidelijk afstemt wat er van je verwacht wordt en welke verantwoordelijkheden je hebt. Als het even kan, stem dan samen met je opdrachtgever een (eind)doel af waarmee je (de voortgang op) jouw werkzaamheden kunt toetsen. Dit klinkt allemaal redelijk logisch maar ik heb gedurende beide van mijn voorgaande projecten ervaren dat de taak/functieomschrijving  die tijdens de kennismakingsgesprekken besproken is, behoorlijk anders heeft uitgepakt wanneer je terug kijkt op het gedane werk, en ik verwacht niet dat dit anders gaat uitpakken bij mijn huidige project binnen Hytera.

Anders betekent niet dat het slecht is, maar wanneer je aan het begin van een project een doelstellingenformulier opgesteld hebt om later op beoordeeld te worden, is het wel noodzaak om veranderingen in taken/verantwoordelijkheden mee te nemen (lees: overeenkomen & vastleggen). Sommige verantwoordelijkheden hebben een duidelijk einddoel (bv. +1% sales), maar veelal begin je als starter met het vervullen van een rol/functie binnen een al lopend project. Dat project heeft eigen milestones welke gezien worden als (deel)successen, en natuurlijk draag jij daar ook je steen aan bij, maar je eigen successen hebben vaak de vorm van opgeleverd werk of rapporten gerelateerd aan specifieke taken. Vervolgens dient deze output vaak als input voor het werk van een collega of manager wat maakt dat je werk al redelijk snel beoordeeld wordt, is het niet goed, dan zal diegene vragen of je het wilt aanpassen.

Is jouw werk wel goed, dan krijg je een compliment en hoor je er daarna niets meer over. Echter zijn het juist deze taken, naast de reguliere competentielijsten, waarop je beoordeeld zou moeten willen worden. Jouw deliverables zullen namelijk in een zeer rap tempo kwalitatief beter worden, maar waarschijnlijk ben je tegen het einde van het project (6-12 maanden later) allang vergeten welke taken je in het hele begin hebt uitgevoerd. Zonde, want deze zouden ook mee moeten tellen in je beoordeling aangezien ze representatief zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling en competenties.  Dit geldt des te meer voor extern geplaatste starters waarbij maar een handje vol mensen daadwerkelijk ziet wat jij iedere dag uitvoert.

3Om voorgaande redenen heb ik binnen mijn tweede project een doelstellingenformulier opgesteld welke besproken en ondertekend is door de opdrachtgever, ikzelf en mijn manager. De deliverables (5 stuks) kregen een percentage toegewezen (totaal=100%) waarmee de opdrachtgever zijn prioriteiten identificeerde. De maatstaaf van succes was hiermee geborgd en gaf mij direct houvast om naar toe te werken.  Mocht ik falen op 1 of 2 deliverables welke niet meer dan 20% bedroegen, dan was ik alsnog in staat een score van 80% te halen en daarmee mijn output alsnog als succesvol te (laten) beoordelen.

Echter, naar mate ik mijn plek had gevonden en meer liet zien wat ik kon en leuk vond, veranderde mijn takenpakket en daarmee de verwachtte deliverables. De opdrachtgever herprioriteerde mijn verantwoordelijkheden en vroeg of ik wilde focussen op een ander deel van het project. Had ik niks gedaan, dan kon het zo zijn dat een van de nieuwe verantwoordelijkheden, welke ook nog eens een hoop van mijn tijd in beslag nam, zwaarder ging wegen dan de reeds overeengekomen doelstellingen. Mocht ik uiteindelijk zijn gefaald op deze nieuwe taak, en door herindeling van prioriteit ook de voortgang van mijn andere deliverables iets heb moeten laten vieren, dan had dit een negatief effect kunnen hebben op het behalen van de vastgestelde doelstellingen en uiteindelijke beoordeling.

Om dit te voorkomen heb ik tussentijds het doelstellingenformulier aangepast en opnieuw laten aftekenen. De percentages waren gewijzigd, reeds afgeronde taken kregen een vink, en de nieuwe verantwoordelijkheden werden opgenomen op het formulier. Over een tijdsbestek van 9 maanden is dit twee maal voorgekomen en heb ik door consequent regie te nemen in vast stellen en overeenkomen van de maatstaaf van succes omtrent mijn werkzaamheden, de verwachtingen kunnen managen en tevens structuur kunnen scheppen voor de opdrachtgever die daardoor precies wist wat ik deed en wat er nog gedaan moest worden.

2

Kortom, als starter wordt je vaak in het diepe gegooid, liggen de verwachtingen ondertussen erg hoog, krijg je te maken met wisselende taken/verantwoordelijkheden en wil je je opdrachtgever niet constant lastig vallen met vragen of je het allemaal wel goed doet, maar neem regie in eigen hand in het afstemmen van successen en borg hiermee de beoordeling over je werk en de reputatie van je werkgever.

Erik de Vries

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *