Is een deadline echt dodelijk?

deniseBij het woord deadline begint menig hart sneller te kloppen. Het is dan ook de oorzaak van veel frustratie en stress op de werkvloer. Niet zo gek, de term ‘deadline’ klinkt op zich zelf al niet heel erg gemoedelijk. Dat is te verklaren uit de oorsprong van het woord. Het dateert uit de negentiende eeuw toen ontsnappingspogingen in gevangenissen en gevangenkampen nog veelvuldig voorkwamen. Daarom werd een ‘dead line’ op de grond aangebracht: Wie hier overheen ging, werd zonder pardon doodgeschoten. De term werd later figuurlijk gebruikt: Het werk mocht niet tot na de eind datum voortduren, gebeurde dit toch, dan waren er consequenties aan verbonden. Doodgeschoten? Consequenties? Een deadline klinkt op deze manier wel erg beangstigend, maar is een deadline echt zo dodelijk?

Een deadline is de tijdslimiet die aan een bepaalde werkzaamheid of aan een proces is gesteld, of de uiterste datum waarop die werkzaamheid of dat proces moet zijn afgerond. Er wordt ook wel gesproken van fatale datum of fataal tijdstip, en daarmee wordt benadrukt dat er daarna in het geheel niets meer kan worden gedaan. Arianna Huffington van Huffington Post schreef in haar boek Thrive over het fenomeen deadlines: “Our current use of the word isn’t too far from its origin. Today we often use deadlines — real and imaginary — to imprison ourselves.” Hier verschijnt de deadline als het zelfgekozen of opgelegde gevangen zijn in de tijd.

Iedereen heeft met deadlines te maken in een zekere vorm. Men denkt vaak aan een werk gerelateerde deadline, maar je belastingaangifte, APK en een aanmelding of inschrijving kennen ook een fataal tijdstip of fatale datum. Wat in vrijwel alle deadlines voorkomt is dat het een bepaalde vorm van stress oplevert; een stille pusher die druk op je legt.

Er bestaan globaal gezien drie soorten deadlines[1]. De persoonlijke deadline is een afspraak die je met jezelf maakt om iets op die datum af te hebben. Deze wordt als het minst zwaar ervaren omdat je zelf de datum kiest en hier flexibel mee om kan gaan. Een niet zo ‘dodelijke lijn’ dus. Ten tweede heb je het sociaal contract. Dit is een afspraak die je maakt uit vrije wil met iemand anders. Hoewel dit redelijk comfortabel klinkt kan het overschrijden van zo een dergelijke deadline schade veroorzaken aan het vertrouwen en de betrouwbaarheid. Tot slot heb je de opgelegde deadline, deze komt van buitenaf en hier heb je geen invloed op. Ik vermoed de meest stressvolle van alle drie.

Zelf zit ik nog maar drie maanden in het Young Professional Programma. Maar deadlines zijn mij niet vreemd. Ik kan mezelf wel een deadline-meisje noemen. Ik houd van actielijstjes, plan van aanpak-ken en duidelijke richtlijnen. Heb ik een deadline met iemand afgesproken dan maak ik zelfs een deadline voor een deadline: Moet ik op vrijdag iets opleveren, dan zorg ik dat dit woensdag af is. In mijn opdracht als recruiter heb ik veel te maken met de eerste twee typen deadlines. Mijn opdrachtgever is geen externe partij; ik werk voor het Young Professionals Programma en ik rapporteer aan mijn manager. Met veel opgelegde deadlines heb ik niet te maken. Dat wil niet zeggen dat ik geen stressvolle deadlines heb in mijn werk. En ondanks dat ik mezelf een deadline-meisje noem, vind ik het woord net zo akelig klinken als veel anderen.

Terugkerend naar de drie typen deadlines. Hoe ervaar ik deze op de werkvloer? Het voordeel van de eerste twee typen is dat je zelf een realistische datum kan kiezen. Er wordt je namelijk niets opgelegd. Er is zelfs een mogelijkheid om over een nieuwe deadline te onderhandelen. Maar de valkuil met flexibele deadlines is dat je taken voor je uitschuift. De consequentie van het niet halen van de deadline is namelijk kleiner. Daarom is een fatale datum in die zin makkelijker te overschrijden. Deadlines die je opgelegd worden hebben vaak wel consequenties. En dit kan enorme stress opleveren.

Ruim de helft van alle Nederlanders ervaart wekelijks stress. 19 procent hiervan wordt veroorzaakt door werk[2]. Uiteraard kan dit meer oorzaken hebben dan alleen werkdruk maar de cijfers liegen er niet om. Omgerekend verzuimen 75.000 werknemers jaarlijks vanwege een burn-out[3] en dit neemt toe. Verontrustende cijfers, maar stress is niet alleen maar kwaadaardig. Volgens een onderzoek van de Universiteit van Twente[4] is stress biologisch gezien zelfs een ‘mooi mechanisme’. Op het moment dat er een bedreiging plaatsvindt worden hormonen aangemaakt, die zorgen dat het lichaam klaar is voor een noodreactie. Zij verhogen de bloeddruk, versnellen de hartslag en activeren de spieren: Het lichaam is klaar om te vluchten of te vechten.

Dit betekent dat een zekere hoeveelheid stress de prestaties en (werk)plezier kan verhogen. Het laat eigenlijk een paradox zien: Een deadline is geen moordlustig ondergang, maar een prikkelende opleving. En stel je eens een wereld voor zonder deadlines? Studenten zullen op die manier flinke studievertraging oplopen, producten worden vaak te laat geleverd en facturen zullen te laat betaald worden: kortom, chaos.

Een beetje druk voelen hoort erbij maar het is vooral hoe je er zelf mee om gaat. Daarom ben ik er van overtuigd dat je zelf in de hand hebt hoe ‘dodelijk’ een deadline daadwerkelijk is. Hoe je er zelf in staat, of een deadline opgelegd is of niet, bepaalt jouw succes. Volgens Simons en Bruinning, schrijvers van het boek ‘Ik ben projectmanager, wat nu?’ ligt de sleutel tot succes bij projecten en deadlines in mindere mate bij SMART-methodes en rijen vol actielijsten. Zij sturen op communicatie, transparantie en eerlijkheid. Wat heb je daarbij nodig? Een helicopterview, een positief realistisch karakter, een luisterend oor en vooral een rustige houding. Met deze gedachte ga ik vol overtuiging mijn volgende project in en zal ik laten zien dat geen enkele deadline mij om zeep kan helpen.  

Denise van Cappelle

[1] http://www.adjustintime.nl/deadline-een-mini-fenomenologie/

[2] http://www.nationaalkompas.nl/gezondheid-en-ziekte/ziekten-en-aandoeningen/psychische-stoornissen/burn-out/trend/

[3] Idem

[4] https://www.utwente.nl/hr/vgm/gezondheid/gezonde-leefwijze/stress/oorzaken-gevolgen/

Bekijk ook de vlog van Denise over haar recruitmentavontuur!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *