Identiteitscrisis: ben ik project- of procesmanager?

Kort geleden ben ik gestart als projectmanager van een innovatief robotica-project in de industrie. Na mijn zeer operationele start in het Site Acquisitie team een vernieuwende uitdaging. Met veel enthousiasme ging ik van start om dit ‘project’ eens even goed te ‘managen’, want dat doe je als projectmanager, toch?

Vol goede moed ging ik aan de slag met de gangbare aanpak; schrijven van een projectplan, omschrijven van de scope, het maken van de planning, de risico’s en verantwoordelijkheden in kaart brengen, etc. Op zich een prima aanpak om mezelf wegwijs te maken in de projectomgeving, maar na een tijdje merkte ik dat ik veel tijd kwijt was met het aanpassen van de documenten die mij houvast zouden moeten bieden, terwijl ik voor mijn gevoel niet veel bijdroeg aan de voortgang van het project.

Ik herinnerde me een aantal dagen geleden een boek van mijn studie, ‘Procesmanagement’ heet het, wat was dat ook alweer precies? En hoe onderscheid dit zich van projectmanagement? Ik besloot me voor mijn blog te verdiepen in het verschil tussen deze twee methoden, om zo hopelijk te bepalen wat de beste aanpak is voor mijn opdracht.

Veerleblog2

Met de Van Dale als uitgangspunt lijkt het een duidelijke zaak, want een project heeft een duidelijk doel, startpunt en eindpunt, waar meerdere mensen aan werken: check! Alles is van toepassing op mijn opdracht. Een proces (uitgaande van de derde betekenis) is van toepassing op het ‘hoe’, ‘de manier waarop’. Tja, ook al is het wat vaag, dat heeft natuurlijk ook betrekking op mijn opdracht. Wat nu?! Wat als beide van toepassing zijn? Ik verkeer in een identiteitscrisis; ben ik nu project- of procesmanager?

Terug naar mijn boek. Het heeft gelukkig een paragraaf ‘procesmanagement versus projectmanagement’. Nooit gedacht dat mijn studiestof zo direct van pas zou komen in de praktijk! “In een projectbenadering geldt de aanname dat problemen en oplossingen (binnen bepaalde grenzen) redelijk stabiel zijn. De besluitvorming verloopt daarmee lineair en gestructureerd. (…) Wanneer de wereld niet statisch is, maar dynamisch, is
een projectbenadering niet mogelijk en is een proceVeerleblogsbenadering dus gewenst.” (De Bruijn et al., 2008).
Ik struikel bij het lezen over het woordje ‘lineair’, het enige wat in dit project namelijk lineair is, is de metalen as die ik vandaag besteld heb voor de proefopstelling. De wereld van dit project is verder bepaald ni
et statisch, dus waar de Van Dale nog overtuigde in de richting van projectmanagement, gaat nu het proces aan kop.    

De Bruijn et al. (2008) geven een aantal argumenten vóór procesmanagement:

  • Reductie van inhoudelijke onzekerheid: betrokken partijen hebben andere informatie die noodzakelijk is voor de oplossing. Het samenbrengen van deze partijen en de confrontatie tussen de verschillende informatie zorgt ervoor dat de kwaliteit van informatie zal verbeteren;
  • Incorporatie van dynamiek: Door onderlinge confrontatie met andere opvattingen en inzichten ontstaat reflectie op de eigen opvattingen. Door het betrekken van relevante partijen bij de oplossing wordt tevens draagvlak gecreëerd. Je voorkomt dat een klant achteraf liever een groen dan een blauw kastje had gewild;
  • Transparantie van de besluitvorming: het terugbrengen van ‘formele’ besluitvormingsprocessen levert transparantie en een zekere overzichtelijkheid op;
  • Depolitisering van de besluitvorming: door niet te sturen op de inhoud – zoals bij een projectbenadering – maar op het proces, zal de weerstand tegen nieuwe oplossingen verminderen.

De rode draad is duidelijk: betrokkenheid van alle betrokken partijen is de sleutel tot succes binnen procesmanagement. In mijn huidige opdracht zijn we zeer afhankelijk van de informatie van betrokkenheid van de klant. De klant heeft kennis van de huidige situatie en functionele eisen, essentiële informatie in de zoektocht naar een passende oplossing. Echter heeft de klant geen kennis over de inhoudelijke oplossing, waardoor de kans bestaat dat in de onwetendheid belangrijke informatie niet wordt gedeeld. Om deze reden is het belangrijk om continu in contact te staan over de ontwikkelingen, zodat op ieder moment relevante informatie kan worden gedeeld en de oplossing kan worden bijgestuurd. Het zou immers zonde zijn om aan het eind van het traject te ontdekken dat de ontworpen oplossing niet past in de bestaande situatie, of blauw is in plaats van groen.

In mijn verdere zoektocht kom ik verschillende oplossingen tegen, waarbij Agile de meest voorkomende (of ‘hippe’) procesoplossing blijkt. Dit is een methode waarbij je werkt in korte ‘timeboxes’ als kleine projectjes om het risico te beperken. Iedere timebox bevat plannen, analyseren, ontwerpen, testen en documenteren – de standaardfasen bij projectmanagement. Na iedere iteratie is een meeting waarbij het product wordt getoond, getest en het proces beoordeeld. Ook worden nieuwe ideeën besproken. Vanuit daar wordt bepaald wat de volgende timebox is. De communicatie is direct, via persoonlijk contact en de voortgang wordt afgemeten a.d.h.v. werkende prototypes. Doel van beoordeling van iedere stap is om steeds beter te worden (afgeleid van Lean).

Dit klinkt goed! Na een korte verdieping ben ik van mening dat het mogelijk moet zijn om het beste van twee werelden te combineren. Het toepassen van projectmanagementstappen, maar dan in korte fasen die behapbaar zijn, waardoor er voldoende ruimte is voor verandering en nieuwe inzichten – van alle partijen. Op die manier worden risico’s beperkt, teamwork bevorderd en draagvlak vergroot. Dat is wat deze (innovatieve) opdracht naar mijn mening nodig heeft. Ik ben benieuwd naar de valkuilen die ik hierbij tegenkom, want die zullen er ongetwijfeld zijn. Wellicht deel ik daar meer over in mijn volgende blog..

Wat ik ontzettend mooi vind aan deze opdracht is dat ik van Koning & Hartman de kans krijg om deze uitdaging aan te gaan, tegen vragen aan te lopen, antwoorden te vinden in een combinatie van zelf zoeken en aan anderen vragen, en vervolgens de ondersteuning te krijgen die ik nodig heb. Binnen het Young Professionals Programma krijg ik de kans om te leren door te doen. Ik word niet zonder bandjes gedumpt in een oeverloze oceaan, maar mag vrij zwemmen in een groot zwembad, met een klein beetje toezicht van de badmeester.

Veerle Oostendorp

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *