Hoe is het met de ‘Prince’ van Schiphol?

Vorig jaar hebschiphol ik in mijn blog ‘De Prince van Schiphol’ geschreven over het project IROCOM (Integraal Communicatiesysteem voor de regiecentra) op Schiphol. Hierbij vervul ik de rol van junior projectmanager. Inmiddels zijn we ruim een jaar verder en heb ik veel nieuwe inzichten gekregen in wat projectmanagement an sich en volgens de Prince2 methode inhoudt. In deze blog wil ik enkele inzichten met jullie delen, maar zal daarvoor eerst het project IROCOM nog eens in een notendop beschrijven.

Koning & Hartman heeft in juli 2015 een grootschalige opdracht ontvangen voor het leveren, implementeren en beheren van een integraal communicatiesysteem voor de zeven regiecentra en uitwijkvoorzieningen van Schiphol. Deze centra hebben de regie over het grootste deel van de grond-communicatie op Schiphol. Hierbij kan je denken aan telefonie, intercomsystemen, radio (portofonie) en omroepsystemen. De regiecentra voeren “Mission Critical” activiteiten uit op de luchthaven Schiphol, wat betekent dat betrouwbare en veilige communicatie uiterst noodzakelijk is. In de nieuwe situatie gaan alle medewerkers van de regiecentra met hetzelfde bedieningsconsole werken, met een uniforme werkwijze én op basis van een free-seating concept. Het doel van IROCOM is om Schiphol te helpen om haar ambitie om ‘best digital airport’ te worden te verwezenlijken.

Het project dient volgens Prince2 te worden uitgevoerd. Een prima methode die je een richtlijn en de nodige handvaten geeft om gestructureerd met het project aan de slag te gaan. Echter zijn we er gedurende het project achter gekomen dat een projectmanagementmethode als Agile wellicht beter was geweest in de dynamische omgeving van Schiphol. Agile biedt namelijk de mogelijkheid om per cyclus te besluiten waaraan gewerkt wordt binnen een project. Het is dus heel belangrijk om voor de start van een project goed te begrijpen met wat voor omgeving je te maken hebt. Eén van de ‘lessons learned’ tijdens dit traject.

Hoe goed je een project ook van te voren in schat en rekening houdt met elementen zoals de omgeving, er kunnen of gaan altijd dingen anders dan gepland. zeker bij een complex project als deze. Risico’s die worden gesignaleerd kunnen uiteindelijk leiden tot werkelijke issues. Echter, door de risico’s direct bij signalering helder te communiceren, kunnen er tijdig mitigerende maatregelen getroffen worden. Daarmee kunnen issues mogelijk geheel voorkomen worden. Dan moet ik denken aan een welbekende uitspraak: “communicatie is de sSchiphol fokke en sukkeleutel naar succes”. Een beetje afgezaagd vond ik altijd, omdat communiceren voor mij iets vanzelfsprekends lijkt. Mijn ervaring in dit project heeft deze zogezegde ‘afgezaagde’ uitspraak toch maar weer bekrachtigd.  Door zaken te benoemen en een relatie met de klant zo op te bouwen waarbij ook minder goed nieuws gedeeld kan worden, versterk je de kracht van het team. Een oplossing voor de situatie kan dan uit een onverwachtse hoek komen!

Uiteraard verschilt het per klant hoe de exacte wisselwerking is tussen de verschillende partijen. Door vooraf aan het project de communicatiekanalen en –middelen te benoemen zet je al een eerste stap in; helderheid over hoe te communiceren. Daarbij is dus het bepalen van de governance structuur al heel belangrijk, waarna je deze vervolgens ook gedurende het project moet naleven. Verwarring wordt geminimaliseerd, zaken kunnen niet worden gemist en de juiste informatie komt dan bij de juiste persoon terecht. Communicatie – de sleutel naar succes? Voor mij in ieder geval één van de sleutels aan de sleutelbos!

Pien Hulshof

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *