Feedback: een kwestie van geven en krijgen

Ontwikkeling, ontplooiing en groei zijn vooraanstaande redenen om te willen beginnen met het Young Professionals Programma. Een belangrijk middel om deze doelen te verwezenlijken is feedback. Je kunt er niet om heen in het dagelijks leven als trainee, daarom gaat deze blog over het geven en krijgen van feedback.

In oktober afgelopen jaar schreef mijn collega Danique over een andere reden voor het vragen van feedback, namelijk het ontdekken van je blinde vlek: het verborgen gebied van je kwaliteiten, verbeterpunten en perceptie die voor jou niet zichtbaar zijn, maar voor anderen wel. Door je bewust te worden van deze blinde vlek kun je je natuurlijk verder ontwikkelen en groeien. Je kunt op verschillende manieren feedback krijgen, zowel gevraagd als ongevraagd. Met het geven van feedback werkt dit hetzelfde, ook hierbij kan het zo zijn dat de ontvanger niet op de hoogte is van het feit dat je feedback aan het geven bent. Op dat moment kan de boodschap aan een ander ook worden opgevat als kritiek, terwijl je dit wellicht helemaal niet zo bedoeld hebt. Het is daarom goed om ons te verdiepen in het onderwerp feedback, hoe het gegeven wordt, en hoe je dit om kan zetten naar de toekomst.

Wat is feedback?

Feedback kan worden geformuleerd als “specifieke informatie over iemands geobserveerde prestatie of gedrag in vergelijking tot een standaard, gegeven met de intentie om iemands prestaties of houding te verbeteren” (Kogan, 2013). Hieruit valt op te maken dat feedback meerdere componenten heeft: het is op basis van observaties van een ander en het wordt gegeven met de intentie om de kennis van een ander te vergroten of skills en houding te verbeteren. Bovendien is de inhoud van feedback gefocust op het verschil tussen een bepaalde standaard en de vertoonde kennis, skills en houding van een persoon. Boven alles is het belangrijkste dat feedback wordt gegeven om van te leren. Feedback geven en krijgen kan door en voor iedereen in je omgeving, zowel privé als werk.

Het komt vaak voor dat feedback wordt verward met een evaluatie. Er is een belangrijk verschil tussen feedback en evalueren. Evalueren is namelijk gewoonlijk meer samenvattend en het wordt vaak gedaan aan het eind van een bepaalde periode. Dit houdt in dat het over een prestatie in het verleden gaat en dat het een vonnis/oordeel brengt over die prestatie. Het doel is hierbij iemands prestatie te wegen op basis van verwachte voortgang of uitkomsten. Feedback is meer vormend; het gebeurt op het moment dat dingen spelen, met als doel dat iemand zich ontwikkelt of verbetert. Feedback heeft dus betrekking op wat er zich in het heden afspeelt. Het gaat hierbij om het overbrengen van informatie, het versterken van sterke punten en het verbeteren van zwakkere punten – “op het moment dat je er nog wat aan kan doen”.

Een ander onderscheid wat gemaakt kan worden is tussen informele en formele feedback. Informele feedback wordt vaak in het voorbij gaan gegeven en kan daardoor vaak niet als feedback worden gezien. Dit zou bijvoorbeeld kunnen worden gedaan door iemand te laten zien hoe iets beter zou kunnen. Een typisch voorbeeld hiervan is “ik zal je laten zien hoe je jouw wekelijkse rapportage sneller in elkaar kunt zetten”. Door hier een aankondiging of een vraag aan vast te koppelen, kun je duidelijker maken dat het om feedback geven gaat en zal het minder snel worden opgevat als kritiek of bemoeienis: “Ik heb gezien hoe je jouw rapportage opstelt, zou ik je daar feedback op mogen geven over hoe je dit sneller zou kunnen doen?”. Door dit bewust te doen, kun je er voor zorgen dat de ontvanger dit sneller als positief zal beschouwen.

Feedback kan ook op een meer formele manier worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn feedback-sessies, dit zijn intervisiesessies waarbij men zelf aangeeft feedback te willen ontvangen over bepaalde situaties en vertoond gedrag, of bijvoorbeeld door een 360 graden feedback ronde te doen. Het voordeel hierbij is dat het van te voren helder is dat het hierbij om het geven van feedback gaat en dat het daardoor vaker als positief en opbouwend zal worden beschouwd.

Van feedback naar feedforward

Het belangrijkste doel van feedback is dat je als persoon er iets van kunt leren. Vaak wordt feedback ergens opgeschreven, is men er even bewust mee bezig, maar valt dan snel weer terug in oude gewoontes. Door een koppeling te maken naar toekomstige situaties – en hoe je hier op zult en kunt reageren – kan je veel actiever met deze lessen bezig zijn. Hiervoor wil ik een aantal stappen delen met jullie:

  1. Ontvangen van feedback – weten wanneer je welk gedrag vertoond hebt en wat je beter zou kunnen doen op het moment dat het weer gebeurt. Hierbij is het van belang dat de ontvanger helder voor ogen heeft wat er precies bedoeld wordt met de feedback.
  2. Analyseren en opschrijven op welke situaties deze feedback van toepassing is. Hierdoor maak je mogelijk om toekomstige situaties te schetsen waarin je deze feedback bewust kan toepassen. De feedback is immers het positieve of verbeterde gedrag dat je in de toekomst kan vertonen.
  3. Actief en bewust kijken wanneer je deze situaties zult tegenkomen. Belangrijk is dat je je hierbij realiseert dat feedback niet alleen op werksituaties hoeft te slaan, maar ook in andere situaties toepasbaar kan zijn.
  4. Op het moment dat je deze situaties tegenkomt, actief en bewust “toepassen” van de lessen uit de gegeven feedback. Als dit over zware gedragsveranderingen zou gaan, dan kan het best zijn dat dit toepassen niet in een keer lukt. Het kan dan helpen om de feedback in behapbare stukken te verdelen en te oefenen. Door goed te letten op de uitkomsten van je veranderingen in je gedrag, kun je er voor zorgen dat je leert hoe je Beter kunt handelen in toekomstige situaties.

Hierbij is het belangrijk je te beseffen dat feedback een cadeautje is en je zelf kunt bepalen wat je er mee doet. Uiteindelijk kun je er alleen maar beter van worden!

Jan Folkertsma

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *