Eerst denken, dan doen! Toch?

Ik hoor mijn vader het nog zeggen: “eerst nadenken voordat je wat doet!”. En dat dan heel vaak. Niet dat ik vroeger een ongeleid projectiel was, maar blijkbaar vond hij het nogal een belangrijke levensles. Deze levensles heeft natuurlijk ook bij mij bepaalde verwachtingen geschept over hoe het zou zijn in de grote mensenwereld. En om eerlijk te zijn, die zijn nog niet ingelost.Untitled

Waar ik mij al vanaf het begin van mijn werkende leven over verbaas is dat er nog vaak direct wordt gehandeld, zonder dat er over de gevolgen wordt nagedacht. Of in ieder geval niet genoeg. Mijn ervaring op de projecten die ik heb gedaan, en de organisaties waar ik ben geweest, is dat er na verloop van tijd meer wordt terug gekeken op ‘wat er gedaan is’, dan dat er aandacht wordt besteed aan ‘hoe het zou moeten’. Het functioneert en het zal uiteindelijk wel het gewenste eindresultaat opleveren, al is dit met de nodige verspilling. Echter zal niemand achteraf het gevoel hebben dat het een goede en prettige samenwerking is geweest. Daarnaast loop je het risico dat de samenwerking negatief wordt beïnvloed omdat iedereen vooral bezig is zijn eigen straatje schoon te vegen en te zorgen dat zij in ieder geval niet het haasje zijn, als het misloopt. Niet heel positief voor de veranderingsgezindheid.

Dit te hebben geconstateerd ben ik mijzelf de vraag gaan stellen hoe ik hier als Young Professional en toekomstig Consultant mee om kan gaan. Ik ben namelijk wel iemand die graag, mede gestimuleerd door ‘Der Heimat’, eerst dingen overdenkt. Ik zal mij in deze blog beperken tot de eerste stappen die ik mede vanuit theorie, ervaringen en training heb samengesteld.

Als je niet bij de projectstart betrokken bent, kom je terecht in iets wat al in beweging is en wat je eerst zult moeten begrijpen. Iets wat in beweging is stop je namelijk niet zomaar, zeker niet als buitenstaander. Je kunt echter wel proberen te sturen, en daarmee kom ik op de opdracht waar ik deze week begonnen ben. Ik ben gestart bij een relatief snel gegroeide organisatie waar het organisatorische gedeelte niet of nauwelijks is meegegroeid. Mijn taak is dan ook de huidige manier van werken te belichten, en waar nodig te verbeteren. Dit zou moeten leiden tot meer controle over het proces en eindresultaat. In dit geval levert de huidige manier van werken, over het algemeen, het gewenste eindresultaat, maar is het allemaal niet heel efficiënt en zijn er discussies bij zowel klant als eigen organisatie.

Om te sturen ben ik op dit moment het huidige proces in kaart aan het brengen. ‘Wie doet wat en waarom doen ze dat?’ Het draait in dit stadium vooral om luisteren, vragen en observeren om erachter te komen waarom deze aanpak er is. Daarnaast moet ik uitvinden wat belangrijk is om het werk goed of beter uit te kunnen voeren. Het bespreken van de werkzaamheden en mijn rol als consultant brengen vervolgens wel verwachtingen met zich mee. Als vervolgstap is het is dan ook belangrijk om met snelle en simpele aanpassingen, het uit te voeren werk, direct makkelijker te maken. Hiermee win je het vertrouwen en creëer je commitment voor de te volgen impactvollere veranderingen.

Gedurende het traject is communicatie een van de belangrijkste factoren. De organisatie heeft continu informatie nodig over ‘wat’ en ‘waarom’ jij voorstellen doet ter verbetering. Wat natuurlijk fijn werkt is als je dit ook cijfermatig aan kan tonen. ‘Wat levert de verandering nu daadwerkelijk op?’ Aangezien er bij deze organisatie wel data beschikbaar is maar niet voldoende gebruiksklaar, zal ik de komende weken hier nog een slag in moeten maken. Ook hier geldt weer dat ik het ‘wat’ en ‘waarom’ goed zal moeten uitleggen, want het zal van invloed zijn op de dagelijkse werkzaamheden.

Tot zover de eerste stappen die ik de komende tijd ga nemen om het proces bij de betreffende organisatie efficiënter en effectiever in te richten. In mijn volgende blog ongetwijfeld meer over de uitkomsten en ervaringen van dit project.

Casper-Jan van der Slikke

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *