De week van een YP

Sinds 1 januari 2017 doe ik een externe opdracht bij Hytera Mobilfunk GmbH als Project Management Officer. In 2014 is Hytera begonnen het huidige communicatiesysteem (C2000) van de hulpdiensten sector te vervangen. Dit systeem is in het bezit van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Binnen het Project Management Office team ben ik verantwoordelijk voor Change & Issue Management, Project Communication en ben ik projectmanager voor de Comptel Interface solution. In mijn blog geef ik jullie een inkijkje in mijn werkweek.

Maandag: Naar de oosterburen

Ik sta deze maandag om 05:00u op. Nee, dit doe ik niet iedere dag. Ik heb een drie uur lange rit voor de boeg naar Bad Münder, Duitsland. Hier staat het hoofdkantoor van Hytera Mobilfunk GmbH. Samen met een aantal andere projectleden uit het Nederlandse kantoor reis ik hier maandelijks naar toe voor de Project Management (PM-) meeting. Alle managers van de betrokken afdelingen binnen het C2000 project zijn hierbij aanwezig. Zij rapporteren in de meeting aan Hans Jellema, de Programma Manager van het project en tevens mijn opdrachtgever. En wat doe ik daar dan? Ik organiseer samen met het Project Management Office team alles eromheen. We bereiden de meeting met alle rapporten voor, we benoemen de actiepunten en analyseren de issues tijdens de meeting. Vanuit mijn rol als Change Manager benoem ik ook de huidige Requests for Change (RfC) en behandel ik hun status. De meeting duurt anderhalf uur en na afsluiting gaan we gezamenlijk lunchen. In de middag heb ik verschillende overleggen gepland. Wanneer ik in Duitsland ben probeer ik zoveel mogelijk mensen te spreken die betrokken zijn bij het project. In de avond gaat het Nederlandse team gezamenlijk uit eten, Mexicaans dit keer.

Dinsdag: Nokia op bezoek

Vandaag is de Test Strategy Workshop van Nokia in Bad Münder. Nokia levert, in samenwerking met Comptel, de nieuwe EMI interface voor het Hytera systeem. Deze interface, die gekoppeld gaat worden aan ons Hytera systeem, creëert operationele rapporten over het gebruik. Denk bijvoorbeeld aan het aantal groepsgesprekken of inkomende/uitgaande gesprekken in een periode. Deze rapporten worden uitgedraaid voor het MDC, de service organisatie van het C2000 systeem. Ik ben projectmanager voor het installeren van dit nieuwe systeem. Daarmee coördineer ik, vanuit Hytera, alle werkzaamheden tussen Nokia, Hytera Development en MDC. In de test workshop wordt besproken hoe we de interface gaan testen op ons Hytera systeem, de methodes, wat de planning wordt etc. Rond 15:00u sluiten we af. Ik heb nog wat reguliere werkzaamheden te doen en ga daarna terug naar het hotel.

Woensdag: Laatste dag in Duitsland

In de ochtend werk ik aan 4 RfCs vanuit onze klant, het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Daarvoor overleg ik met verschillende ’MKB’s op het gebied van Purchasing, Software Development en Project Control. Verder moet ik voor de PM meeting van afgelopen maandag een aantal actiepunten en issues verwerken. Dit doen wij in de software tool Jira: Een issue-tracking platform waarin alle operationele details van een project gedeeld kunnen worden, van requirements en actiepunten tot risico’s. In tegenstelling tot issues tracken in bijvoorbeeld Excel is Jira een open source platform. Hierdoor kunnen projectleden, met de juiste rechten, alle records inzien, comments achterlaten en de status veranderen. Ideaal, want het coördineren van dit project doe je natuurlijk niet alleen, maar met tientallen mensen op verschillende locaties. Dus iedereen kan er tegelijkin werken. Tot slot moet ik de meeting met Nokia voor morgen voorbereiden. Vervolgens begin ik aan mijn rit terug naar Nederland.

Donderdag: Connectie met K&H

De ochtend start met de bi-weekly meeting met Nokia en MDC. Er zijn 9 deelnemers on site en twee remote, één uit Polen en de ander uit Duitsland, dus de voertaal is Engels. Als moderator leid ik de meeting en houd ik de notulen bij. Het overleg is goed gegaan en iedereen is positief over de progressie. Na de meeting rapporteer ik naar de klant en deel ik de besluiten en actiepunten met de groep deelnemers.

Vandaag moet ik ook iets voor Koning & Hartman doen. Ik vind het belangrijk om betrokken te blijven bij de organisatie en me hiervoor actief in te zetten. Samen met Veerle, die ook extern zit bij Hytera, werk ik aan een adviesrapport voor de KH Academy. De KH Academy is in het leven geroepen om partners, relaties en eigen werknemers de mogelijkheid te bieden zichzelf te ontwikkelen aan de hand van trainingen, seminars, workshops en opleidingen. Veerle en ik hebben de afgelopen 6 maanden aan de hand van interviews op de werkvloer en een enquête onderzocht hoe de KH Academy optimaal ingezet kan worden om de opleidingsdoelen van de organisatie te bereiken. Het is een opdracht die wij uit eigen intiatief naar ons toe getrokken hebben. Dit wordt natuurlijk ook verwacht van een Young Professional. Veerle en ik leggen vandaag de laatste hand aan het rapport, morgen kan hij ingeleverd worden bij de desbetreffende stakeholders. Een euforisch moment voor ons, want we hebben er hard voor gewerkt.

Vrijdag: K&H collega’s opzoeken

Ik probeer elke vrijdag op het K&H hoofdkantoor in Amsterdam te werken. Het is belangrijk, en ook leuk, om die connectie te houden met collega’s. We beginnen de dag met het maken van foto’s voor de nieuwe YP folder. We hebben allemaal onze mooiste pak aangetrokken en op verschillende locaties laten we onze breedste glimlach zien. Daarna is er weer werk aan de winkel. Vrijdag staat altijd in het teken van de voorbereiding op de Project Management Meeting op maandag. In de ochtend bereid ik deze voor. De rest van de dag ben ik druk met mijn stakeholder analyse van het C2000 project. Dit is een onderdeel van mijn rol in Project Communication, waarin ik de communicatie probeer te bevorderen tussen de verschillende afdelingen. Het aantal stakeholders, zowel intern als extern, in het C2000 project is groot; de teller staat momenteel op 55 en ik ben nog niet klaar met de analyse. Ik maak de analyse in Microsoft Visio om het visueel zo duidelijk mogelijk te maken. Het is bedoeld voor nieuwe werknemers, maar ook huidige werknemers kunnen de analyse gebruiken om potentiële conflicten en kansen te onderzoeken. Het zwaartepunt van de stakeholder analyse beweegt natuurlijk mee met de fase van het project waarin we zitten. Momenteel is de roll out in Nederland in volle gang, dus het zwaartepunt ligt meer en meer in het kantoor in Driebergen waar het implementatieteam zit. Een uitgebreide communicatiematrix van de verschillende aannemers is hierbij ook van belang. Dit zal mijn volgende klus worden als de stakeholder analyse af is.

Om 17:00 besluiten we dat we hard genoeg gewerkt hebben. We luiden het weekend in rondom de tafelvoetbal-tafel (is dat een woord?). We hebben ‘m weer verdiend. Proost!

Denise van Cappelle

Als je meer informatie wilt over de C2000 vernieuwing, bekijk dan onderstaand filmpje van het Ministerie van Veiligheid en Justitie:
https://www.youtube.com/watch?v=xGCfxiMN3LA

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *